Registrar orden de venta

En este tutorial aprenderás cómo registrar una venta en Softop, aprovechando funciones como convenios, descuentos, asesores, fórmulas externas y vinculación a terceros.
También te explicaremos qué campos son opcionales y cuáles son recomendados según el tipo de cliente.

• En el módulo de Ventas, selecciona la opción “Registrar orden”.

• Este tipo de registro sí afecta inventario y se incluye en el cierre de caja diario.

• Ideal para ventas confirmadas.

– ¿Con convenio?: Define si la venta está asociada a un convenio empresarial o campaña.

💡 Los convenios deben estar previamente configurados por el administrador en la ruta de configuración ⚙️, ventas opción convenio

🔔 Uso recomendado: ventas corporativas, campañas empresariales o beneficios por alianza.

– ¿Qué desea agregar? (Promociones o Combos): Permite aplicar promociones o combos preconfigurados en la siguiente ruta: en el módulo de ventas, opción combos y promociones, selecciona según corresponda: crear combo, crear promoción o promos especiales

🔔 Si tu óptica no tiene configurados combos ni promociones, deja “Ninguna”.

– Productos o Servicios * Busca los productos o servicios que el cliente desea adquirir. Escribe una palabra clave para encontrarlos: puede ser referencia, nombre (marca) o código, según la configuración de tu inventario.

💡 Tip:
Al seleccionar cada producto, el sistema permite aplicar descuentos por porcentaje o modificar el precio final por unidad:

• Si aplicas descuento, escribe solo el número (sin el símbolo %).

• También puedes ingresar el precio manualmente en la columna Precio final x unidad.
  
  

⚙️ Importante:
Estas opciones dependen del nivel de autorización definido por el usuario administrador, se recomienda registrar los productos por unidad en el caso de lentes oftálmicos, para garantizar un control adecuado en el seguimiento de pedidos de lentes

3. Información de pago : En esta sección registra los datos correspondientes al pago de la venta o abono del cliente.

Ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Si el pago no es total, el saldo quedará pendiente hasta ser completado y podrá consulta en la ruta del módulo de ventas, consultar orden 
  
  – Forma de pago

• Este campo muestra las opciones disponibles según la configuración definida por el administrador.

• Para agregar o actualizar las formas de pago, dirígete a:
  Configuración ⚙️ → Ventas → Formas de pago

Cada documento cuenta con un número de autorización que podrás revisar posteriormente en el reporte formas de pago, ubicado en la siguiente ruta: módulo de ventas, selecciona reportes, opción formas de pago.

💡 Importante:

• Si tu óptica tiene habilitado el servicio de facturación electrónica, al registrar el pago total se crea la factura electrónica y se envía a la DIAN automáticamente.

• Si no tienes facturación electrónica, el sistema genera un comprobante de venta interno que no se envía a la DIAN, pero sirve como soporte de la transacción que podrá consulta en la siguiente ruta: módulo de ventas seleccione comprobante de venta opción consultar

4. Información obligatoria: 

• Selecciona el optómetra que atendió al paciente y registró la historia clínica
• Si el paciente fue valorado por un profesional externo, recomendamos crear un usuario de tipo “optómetra externo” para mantener el control de los registros y trazabilidad clínica.

5. Información Adicional

• Si tu óptica guarda los trabajos en cajas o espacios individuales, registra aquí la ubicación.

• Es un campo alfanumérico (puedes usar números, letras o combinaciones).

• Si no aplica, puedes dejarlo vacío.

• Indica si el producto se entrega inmediatamente al cliente o queda pendiente por elaborar.

• Esta opción te permite llevar un control de trabajos pendientes o entregados dentro de la óptica.

• Selecciona “Sí” o “No” según corresponda.

• Muestra la fecha estimada en que el producto estará listo para el cliente, aparece en la orden impresa, para dar visibilidad al cliente.

• Puedes modificarla haciendo clic en el ícono de calendario.
  

• Campo diseñado para registrar el motivo de la visita o el convenio empresarial relacionado.

• Recomendamos usarlo especialmente cuando el paciente viene por:

  • Campañas específicas.

  • Convenios con empresas o alianzas.

  • Casos donde el empleado paga particular pero luego se factura a la empresa.

• Estos convenios deben estar configurados previamente en:
  Configuración → CRM → Motivo de visita.

• Fórmula externa: Si el paciente trae su receta desde otra óptica, puedes ingresarla aquí para que te quede trazabilidad de que es externa 

• Ingresar parámetros lentes/ monturas: Aplica cuando:

  • El lente es personalizado o de alta gama.

  • El paciente trae montura propia.

  • Quieres dejar las medidas del paciente o del mar

🔔 Recomendación: Esto asegura que el producto final cumpla con lo solicitado, especialmente en ventas técnicas.

7. 🧾 Área de Terceros donde puedes utilizar sí:

1  Pago por tercero: activar esta opción se generarán 2 órdenes de venta: una a nombre del paciente y otra al nombre del tercero que paga, cada una con los valores correspondientes.

2. Información Adicional de terceros: Esta sección es para registrar terceros que necesitan estar relacionados con la venta pero no son responsables del pago (ej: empresa que refirió al paciente).

Haz clic en Registrar orden de venta para registrar.
Una vez guardada, podrás:

• Imprimir el documento o descargarlo en PDF y enviarlo al cliente en la siguiente ruta: Módulo de ventas opción consultar orden




• Registrar pagos o abonos sí la venta quedo en el estado por cancelar