Caja (Bancos, egresos)
Función de la "Caja" en el Sistema
Sofia
Última actualización hace 4 meses
La caja está diseñada para gestionar y registrar los egresos (salidas de dinero) dentro del sistema. Su configuración adecuada es clave para asegurar que siempre tengas el dinero disponible correctamente reflejado en el sistema, lo que permite un manejo eficiente de los flujos de efectivo.
Principales Funciones de la Caja:
Cruzar Egresos:
- La caja permite registrar y cruzar los egresos dentro del sistema. Esto significa que los pagos, salidas de dinero
Configuración y Relación con la Cuenta Contable:
- Para que la caja funcione correctamente, debe estar asociada a una cuenta contable. Esta asociación garantiza que cada transacción registrada en la caja se refleje de forma adecuada en los movimientos contables del sistema, lo que permite mantener una contabilidad precisa.
Relación con la Forma de Pago:
- Además de estar vinculada a una cuenta contable, la caja debe estar relacionada con una forma de pago específica, si corresponde a un banco o ingreso. Esto significa que, cuando un asesor o el equipo comercial genere una orden de venta, la caja asociada podrá alimentar los ingresos de esa venta, lo cual facilita el registro de dinero disponible en el sistema.
Gestión de Ingresos y Egresos:
- Cuando se realiza una venta, los ingresos generados se registran en la cuenta contable asociada a la caja, lo que refleja el dinero disponible para operaciones futuras. Posteriormente, este dinero podrá cruzarse como egreso, por ejemplo, para el pago de proveedores o gastos operativos.
Ejemplo de Configuración de Caja y Cuenta Contable (formas de pago)
Imagina que tienes configurada una cuenta contable llamada Bancolombia, y decides asociar tanto esta cuenta contable como la caja a la misma entidad (Bancolombia). Ahora, en la sección de formas de pago, configuras las opciones de pago como transferencia bancaria y datafono porque a las dos formas de pago entran al mismo banco o caja
Configuración:
Cuenta Contable:
- En la cuenta contable, colocas Bancolombia para registrar todos los movimientos relacionados con esa entidad bancaria.
Caja:
- La caja también se asocia a Bancolombia. Esto permite que cualquier transacción registrada en la caja esté relacionada con esa cuenta contable.
Formas de Pago:
- En formas de pago, registras transferencia bancaria y datafono como métodos de pago disponibles.
- Al recibir dinero mediante estas formas de pago, el sistema registrará los ingresos correspondientes como dinero que entra a través de la cuenta Bancolombia.
¿Qué sucede en la práctica?
Cuando un cliente paga a través de transferencia bancaria o datafono, el dinero ingresará al sistema, y el sistema lo asociará automáticamente con la cuenta contable de Bancolombia, para el ejemplo del video, tenemos disponible $500.000 para cruzar con egresos o moverlos a otras cajas, para eso puedes utilizar la función traslado de caja o realizar un comprobante de ajuste por el módulo de finanzas.
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